Officemanager / secretaresse

Voor een organisatie in Nijmegen, zijn we op zoek naar een officemanager/ secretaresse voor 28-36 uur. De organisatie is onderdeel van een professioneel, technisch installatiebedrijf en tevens een prachtig Brabants familiebedrijf waarvan de historie teruggaat naar 1920.

Je bent voor deze functie niet alleen een Vlotte Tante maar ook een regeltante en hierdoor een onmisbare schakel in de organisatie. Jij houdt elke dag alle ballen in de lucht en kunt eindelijk eens al je talenten inzetten om het kantoor draaiende te houden én de directeur te ondersteunen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, collega’s en partners. Of het nu gaat om een warm ontvangst, een telefoon die dringend beantwoord moet worden of een e-mail met prioriteit, je zorgt voor een professionele en vriendelijke benadering. Dankzij je inzet lopen de dagelijkse activiteiten soepel, en creëer je een omgeving waar iedereen zich welkom en thuis voelt.

Dagelijkse werkzaamheden

Office & facilitaire zaken

• Je bent verantwoordelijk voor het gebouwbeheer en coördineert alle facilitaire zaken, van nette ontvangstruimte, schoonmakers tot dat er altijd koffie en thee is (heel belangrijk)
• Je bent verantwoordelijk voor de in- en uitgaande post en telefoonverkeer
• Je regelt alle kantoorevenementen, bijeenkomsten en feesten, zowel intern als extern
• Je plant meetings, regelt reizen, boekt hotelovernachtingen en zorgt voor alle kantoorbenodigdheden
• Je bent verantwoordelijk voor het wagenpark en de leasecontracten
• Je verwerkt inkooporders voor inleners en zzp’ers

Secretariaat

• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en opstellen van agenda’s
• Notuleren, uitwerken van verslagen en bewaken van de voortgang dmv actiepunten
• Actief meedenken hoe processen binnen het secretariaat kunnen verbeteren

Wat breng je mee?

• Je kunt snel schakelen tussen werkzaamheden > uitgaande correspondentie, e-mails en telefoontjes, presentaties en rapporten
• Je bent een echte organisator > regelen van vergaderingen, bijeenkomsten en zorgt dat ze vlekkeloos verlopen
• Je bent nauwkeurig en efficiënt > notulen en vastleggen van afspraken zijn altijd in orde
• Je bent gestructureerd en zorgvuldig > administratie is altijd op orde
• Je hebt Hbo werk-en denkniveau en 5-8 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie
• Je bent goed met Microsoft Office
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal

Wie ben jij?

Jij bent mega proactief en een mega organisator. Je bent een enorme aanpakker en je collega’s hoeven je niet te vertellen wat je moet doen want je hebt het allang gezien, of gedaan ;). Je bent iemand die ziet waar aandacht nodig is of waar iets gedaan of georganiseerd moet worden. Je bent sociaal en weet op een leuke manier aansluiting te vinden met je collega’s voor een goede samenwerking. Ze maken je niet zo snel gek, kunt ook wel tegen een stootje en je staat je mannetje!

Wat biedt de organisatie?

• Een afwisselende werkomgeving boordevol duurzaamheid en hoogwaardige techniek
• Veel opleidingsmogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en onbeperkt trainingen volgen via GoodHabitz
• Ruimte om door te groeien naar een andere rol of functie
• Een goede, informele werksfeer die je uitdaagt om zelf het initiatief te nemen
• Werk en privé combineren, flexibel werken als het bij de functie past
• Veel aandacht voor een veilige werkomgeving en vitaliteit
• Waardering voor wie je bent en wat je voor de organisatie kan betekenen

Wat biedt de organisatie nog meer?

Een leuke en uitdagende en afwisselende baan binnen een groeiende en dynamische organisatie. Je krijgt veel vrijheid en zelfstandigheid in deze functie en natuurlijk een salaris: €3.000,00 – €3.900,00 bruto per maand (bij fulltime en afhankelijk van opleiding en ervaring), vakantiegeld, deelname aan de winstdelingsregeling en collectieve verzekeringen. Uren en dagen zijn in goed overleg.

Interesse?

Ben jij deze Vlotte Tante? Reageer dan snel! Heb je eerst nog vragen, dat kan natuurlijk ook ;). Je kan me bellen, appen of mailen via gertia@vlottetantes.nl 06 - 132 51 751